STRUKTUR ORGANISASI

TUGAS SISTEM INFORMASI ENTERPRISE

STRUKTUR ORGANISASI AKADEMI KEBIDANAN HELVETIA MEDAN

O

L

E

H

KIKI CHAIRANI

10271080

SEKOLAH TINGGI TEKHNIK HARAPAN

MEDAN

2011

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur Penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan Karunia-Nya yang telah memberikan kesan kesehatan, kesempatan dan kekuatan kepada Penulis agar dapat menyelesaikan tugas ini dengan baik.

Penulis banyak mendapat bimbingan dan dukungan dari berbagai pihak baik secar langsung maupun tidak langsung ketika menyelesaikan tugas ini. Penulis juga menyadari dalam penulisan tugas ini masih jauh dari kesempurnaan dan memiliki kekurangan karena keterbatasan pengetahuan dan kemampuan, oleh karena itu Penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun untuk penyempurnaan dari tugas ini.

Dengan segala kerendahan Hati dan Syukur yang mendalam Penulis mengucapkan terima Kasih kepada semua pihak yang telah membantu penulis menyelesaikan tugas ini.

Medan,Oktober 2011

Penulis

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN

KATA PENGANTAR ...........................................................................................       i

DAFTAR ISI ..........................................................................................................      iv

BAB I :  PENDAHULUAN ...................................................................................      1

1.1.       Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan ...........................................      1

1.2.       Tempat dan Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek .................................      1

1.3.       Tujuan Kerja Praktek .......................................................................      2

1.4.       Manfaat Kerja Praktek .....................................................................      2

1.5.       Sistematika Penulisan ........................................................................      3

BAB II : DESKRIPSI TEMPAT KERJA PRAKTEK

2.1.    Sejarah Berdirinya AKBID Helvetia Medan ......................................      5

2.2.    Tata Kerja AKBID Helvetia Medan .................................................    12

2.3.    Visi dan Misi AKBID Helvetia ..........................................................    12

          2.3.1   Visi  ......................................................................................    12

          2.3.2   Misi  .....................................................................................    13

          2.3.3   Tujuan  ..................................................................................    13

2.4.    Struktur Organisasi  ..........................................................................    14

2.5.    Kendala yang Dihadapi selama Kerja Praktek ...................................    28

BAB III : PEMBAHASAN MASALAH

3.1.    Pembahasan Masalah .......................................................................    29

3.2.    Identifikasi atau Rumusan Masalah ....................................................    32

3.3.    Batasan Masalah ..............................................................................    33

3.4.    Metode Penyelesaian Masalah ..........................................................    33

3.5.    DFD (Data Flow Diagram)  ..............................................................    34

         3.5.1     Konteks Diagram Pembuatan KHS dan

                     KRS Secara Online  .............................................................    34

          3.5.2     Data Flow Diagram Level 0 Pembuatan

                     KHS dan KRS Secara Online  ..............................................    35

BAB IV : PENUTUP

4.1.    KESIMPULAN ...............................................................................    36

4.2.    SARAN ...........................................................................................    37

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.     Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan

Diera Globalisasi ini Ilmu Pengetahuan dan Teknologi telah mengalami perkembangan yang sangat pesat, karena diimbangi dengan kemajuan Sumber Daya Manusia dalam pemikiran dan tindakan serta mampu bersaing dengan Teknologi yang canggih sekalipun, sehingga manusia perlu menguasai ilmu-ilmu yang lebih banyak baik yang bersifat Teoritis maupun Praktek.

Berkaitan dengan perkembangan teknologi yang sangat pesat, sangat diperlukan keahlian (Skill) serta kecakapan dalam bekerja, maka dengan adanya Praktek  Kerja Lapangan ini maka Mahasiswa/i yang akan terjun langsung ke lapangan kerja sangat diharapkan mampu mempraktekkannya selama perkuliahan.

Praktek Kerja Lapangan ini merupakan suatu kegitan untuk mempraktekkan imu-ilmu yang telah dipelajari di Kampus yang akan diterapkan  di dunia kerja. Dalam melaksanakan kerja praktek Mahasiswa/i mengetahui dan menjalankan secara langsung ilmu-ilmu yang telah didapat di Kampus, Praktek Kerja Lapangan merupakan syarat dalam penyusunan Skripsi pada Program Studi Sistem Informasi.

1.2.     Tempat dan Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek

Kerja Praktek dilaksanakan di Akademi Kebidanan (AKBID) Helvetia Medan yang dilaksanakan pada Tanggal 20 Desember 2010 s/d 25 Januari 2011 yang berada di Jln Kapt. Sumarsono No. 107 Medan -  Sumatera Utara.

1.3      Tujuan Kerja Praktek

Adapun tujuan kerja praktek ini adalah agar mahasiswa/i :

1.      Sebagai salah satu syarat menyelesaikan Pendidikan Sarjana.

2.      Dapat mengetahui bagaimana dunia kerja itu sebenarnya.

3.      Dapat menerapkan ilmu yang diperoleh selama perkuliahan.

4.      Dapat menambah Pengetahuan dan Pengalaman Mahasiswa/i.

5.      Dapat mengembangkan Keterampilan yang dimiliki Mahasiswa/i itu sendiri.

6.      Dapat menumbuhkan rasa tanggung jawab, Kemandirian dan Disiplin dalam melaksanakan tugas.

7.      Menganalisa teknik Pengolahan yang ada pada AKBID Helvetia Medan.

8.      Menjalin Kerja sama antara Mahasiswa, Kampus dan Instansi-instansi lain terutama antara Mahasiswa/i dengan AKBID Helvetia Medan.

9.      Melihat perbandingan antara teori yang diterima di Kampus dan penerapannya di dunia kerja nantinya.

1.4       Manfaat Kerja Praktek

Bagi Mahasiswa/i

1.      Menambah dan melengkapi Ilmu  Pengetahuan yang dimiliki Mahasiswa/i.

2.      Memahami dan mengetahui situasi kerja yang sebenarnya pada instansi pemerintah itu bagaimana.

3.      Dapat membandingkan antara Ilmu Teori dan Ilmu Praktek di Lapangan.

4.      Memperoleh kesempatan melatih dan mengembangkan Keterampilan  yang dimiliki.

5.      Memperoleh kesempatan untuk mempersiapkan diri untuk memasuki dunia kerja.

6.      Merubah Sikap dan perilaku Mahasiswa/i menjadi perilaku pekerja yang profesional dan menjunjung tinggi Etika dan Moral yang baik.

Bagi STMIK & AMIK LOGIKA MEDAN

“Menciptakan Kerjasama antara Instansi dengan Lembaga Pendidikan STMIK & AMIK LOGIKA Medan.”

Bagi Instansi ( AKBID Helvetia Medan ).

1.      Menjalin Hubungan kerjasama antara Instansi dengan Lembaga Pendidikan STMIK & AMIK LOGIKA Medan.

2.      Membantu Instansi dalam memberikan informasi keluar pada masyarakat bagaimana sebenarnya Akademi Kebidanan di daerah tersebut.

1.5. Sistematika Penulisan.

Dalam penulisan Kerja Praktek ini, Penulis membuat Sistematika Penulisan dengan 4 (empat) bab. Adapun uraian-uraian dari masing-masing bab adalah sebagai berikut :

BAB I              : PENDAHULUAN.

Dalam bab ini Penulis menguraikan tentang Latar Belakang Kerja Praktek, Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek, Tujuan Kerja Praktek, Manfaat kerja Praktek dan Sistematika Penulisan Kerja Praktek.       

BAB II             : DESKRIPSI TEMPAT KERJA PRAKTEK

Bab ini berisikan mengenai sejarah berdirinya AKBID Helvetia Medan, Struktur Organisasi AKBID Helvetia Medan, Tugas dan Tanggung Jawab AKBID Helvetia Medan, Visi dan Misi AKBID Helvetia Medan, Tata Kerja AKBID Helvetia Medan, Kegiatan selama Kerja Praktek dan Kendala yang dihadapi selama Kerja Praktek.

BAB III            : PEMBAHASAN PERMASALAHAN

Bab ini membahas mengenai pembahasan permasalahan yang sedang dihadapi.

BAB IV           : PENUTUP

                          Bab ini berisi Kesimpulan dan Saran Kerja Praktek.

BAB II

DESKRIPSI TEMPAT KERJA PRAKTEK

2.1. Sejarah Berdirinya AKBID Helvetia Medan

Yayasan Rumah Sakit Umum Helvetia menyelenggarakan pelayanan kesehatan dan pendidikan, dalam bidang pendidikan dikhususkan pada pendidikan tinggi tenaga kesehatan. Salah satu  perguruan  tinggi yang diselenggarakan adalah Akademi Kebidanan Helvetia yang beralamat di Jl. Kapten Sumarsono No. 107, Helvetia, Medan yang didirikan pada tanggal 02 Januari 2002 melalui Surat Keputusan Mendiknas RI tentang Pemberian Izin Operasional Program Studi Diploma III Kebidanan Nomor: 02/D/O/2002 dan izin perpanjangan operasional No.1918/D/T/2004 selanjutnya telah di perpanjang 2 kali dan terakhir dengan nomor 3337/D/T/K-I/2010 serta telah terakreditasi oleh BAN PT dengan Nomor : 007/BAN-PT/AK-VI/DPL-III/VIII/2006 sejak tanggal 3 Agustus 2006, selain itu juga diselenggarakan Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Helvetia (STIKES Helvetia).

Kegiatan perkuliahan mengacu pada Tri Dharma Perguruan Tinggi yang meliputi: pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat. Sistem pendidikan berdasarkan paket, yang diberikan dalam bentuk perkuliahan, latihan-latihan tertulis dan diskusi tentang kasus-kasus pembangunan dan pelayanan kesehatan sesuai dengan program studi kebidanan, diskusi dengan dosen tamu baik akademisi maupun praktisi termasuk para birokrat, praktikum, seminar-seminar, belajar mandiri, studi kepustakaan, dan praktek lapangan.

Rencana strategis institusi yang dijabarkan dalam Rencana Induk Pengembangan (RIP) AKBID Helvetia tahun 2005-2010 ditujukan untuk meningkatkan komitmen dan profesionalisme penyelenggaraan pendidikan melalui pembenahan  dan pengembangan yang dilakukan secara terus-menerus dalam bidang sumberdaya manusia (SDM) baik dosen maupun  pegawai, sarana fisik, dan struktur organisasi, i dan aspek  manajemen/adminsitrasi.

Rencana strategis AKBID Helvetia tersebut diatas secara ringkas adalah sbb :

1.   Peningkatan kualitas sumber daya manusia (SDM)

1. Menyusun perencanaan jangka panjang pengembangan sumber daya manusia
2. Mengembangkan jabatan dan pangkat akademis dosen.
3. Mengembangkan kualitas SDM melalui studi lanjut, training dan program sertifikasi
4. Meningkatkan kualitas rekruitmen SDM dengan memperhatikan latar belakang pendidikan, kemampuan akademik dan keseimbangan antara dosen yang tersedia dengan mahasiswa
5. Meningkatkan kesejahteraan SDM
6. Evaluasi rutin kinerja tenaga dosen dan administrasi.

Dosen Tetap Program Studi D III Kebidanan pada tahun 2005 sebesar 47 orang,  akan ditambah menjadi 60 orang pada tahun kelima. Dosen tetap yang akan mengikuti pendidikan dalam jangka waktu 5 tahun pertama ini  sebesar 25 orang.  Adapun Dosen tidak tetap akan dipertahankan sebesar 19 orang.

Tenaga penunjang dan adminstrasi akan ditambah jumlahnya, sehingga sampai pada tahun kelima, jumlahnya mencapai 6 orang untuk tenaga administrasi dan 6 orang untuk tenaga penunjang.

2.  Pengembangan Sarana dan Prasarana

1. Memberikan prioritas bagi terpenuhinya sarana dan prasarana untuk proses belajar mengajar.
2. Mengembangkan laboratorium penelitian sesuai kebutuhan kurikulum dan penelitian terapan.
3. Pengadaan laboratorium bahasa dan laboratorium penelitian terapan.
4. Efisiensi, produktivitas dan efisiensi penggunaan ruangan.
5. Pengembangan kampus baru.

Jumlah ruangan yang tersedia relatif mencukupi sampai pada tahun kelima, namun demikian rencana penambahan ruangan akan tetap dilakukan, seperti ruang kuliah, ruang dosen, dan ruang tata usaha. Penambahan ruangan ini dan ruangan lainnya akan tetap berpedoman pada ketentuan pemerintah (seperti ruang kuliah 0,5 m² per mahasiswa), dan kecenderungan peningkatan jumlah mahasiswa per tahunnya. Lahan kampus akan ditambah sebagai bagian dari  investasi jangka panjang. Direncanakan pada tahun ketiga akan dibeli tanah sekitar 3000 m², sehingga pada lima tahun kedua berdirinya Akademi Kebidanan Helvetia Medan akan memiliki lahan kampus seluas  6.422 m².

3.   Peningkatan kualitas manajemen institusi

1. Meningkatkan pendidikan dan pelatihan manajemen bagi pimpinan dan staf administrasi
2. Melakukan evaluasi rutin terhadap Organisasi Tata Kerja untuk meningkatkan kualitas dan efisiensi organisasi.
3. Menyediakan sarana dan prasarana administrasi dengan teknologi terkini.
4. Mengembangkan sistem evaluasi diri dan task force hibah kompetisi
5. Mengembangkan sistem manajemen mutu
6. Meningkatkan fungsi unit monitoring dan evaluasi

4.   Peningkatan kualitas Sistem Informasi Insitusi

1. Menyediakan secara bertahap sarana dan prasarana sistem informasi dengan teknologi terbaru sehingga mempermudah akses informasi pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat dan sistem informasi manajemen
2. Menyediakan layanan internet dan intranet di dalam kampus
3. Mengembangkan penguasaan teknologi informasi di kalangan dosen dan pegawai

5.   Peningkatan dan Pengembangan Penyelenggaraan Pendidikan

1. Meningkatkan kualitas mahasiswa baru dengan peningkatan jumlah pendaftar
2. Meningkatkan kualitas penyelenggaraan administrasi akademik
3. Mengembangan kurikulum sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan kebutuhan masyarakat industri.

Diperkirakan penerimaan mahasiswa baru pada tahun 2007/2008 sekitar 200 orang untuk program DIII Kebidanan. Sampai pada tahun sepuluh, diperkirakan jumlah mahasiswa aktif maupun yang telah menyelesaikan studi sekitar sekitar  2000 orang pada program DIII Kebidanan. Pertambahan jumlah mahasiswa sebagai dasar penambahan jumlah dosen, pegawai, dan sarana fisik pendidikan yang diperlukan.

6.   Peningkatan kualitas Perpustakaan

1. Meningkatkan secara bertahap ketersediaan bahan pustaka
2. Mendorong minat membaca sivitas akademika.
3. Mempersiapkan e-library

Pada tahun pertama telah tersedia buku dan referensi ilmiah serta umum di perpustakaan, dan diperkirakan pada tahun kesepuluh akan bertambah jumlahnya menjadi sekitar 1000 judul.

7.   Peningkatan kualitas penelitian terapan dan pengabdian masyarakat

1. Meningkatkan motivasi penelitian terapan bagi dosen dan mahasiswa
2. Membuka jurnal penelitian terapan
3. Meningkatkan partisipasi dan kerjasama dalam jaringan penelitian

1. Mengembangkan kepekaan sosial staf pengajar dan mahasiswa dalam pengabdian masyarakat
2. Mengembangkan komunikasi aktif dengan pihak eksternal, baik pemerintah maupun swasata
3. Menerapkan IPTEK terapan untuk meningkatkan kualitas masyarakat pada umumnya.

Target tahun 2005-2006, akan dilakukan konsolidasi internal dikalangan dosen tetap dan pegawai, untuk membenahi dan memantapkan  komitmen dan profesionalisme. Selanjutnya, pemantapan struktur organisasi akan dilakukan, dengan harapan posisi pada jabatan struktural dan fungsional pada semua lini organisasi (terutama yang fundamental) akan dapat diselesaikan. Dengan demikian, berbagai aspek akademik yang diperlukan untuk pelaksanaan pendidikan atau pengajaran sudah dapat diselesaikan. Penataan pegawai administrasi dan penunjang, serta sistem administrasi yang dijadikan panutan kerja juga akan dilakukan pada tahun pertama ini.

Tahun ini juga akan digunakan sebagai proses melengkapi sarana pendidikan yang diperlukan agar seluruh kegiatan akademik tidak terhambat. Dapat dikatakan bahwa pada tahun pertama, merupakan proses awal pengembangan profesionalisme, organisasi dan manajemen, serta melengkapi sarana fisik di Akademi Kebidanan Helvetia Medan.

Target tahun 2006-2007, bersamaan dengan peningkatan jumlah mahasiswa, maka berbagai kegiatan akademik dan administrasi, sudah dapat berjalan sesuai prinsip-prinsip profesionalisme, manajemen modern, dan kecukupan sarana pendidikan. Upaya untuk meingkatkan kualitas dosen dan pegawai melalui pelatihan atau kegiatan akademik jangka pendek sudah dapat dilaksanakan. Adapun untuk kegiatan pendidikan (seperti S2 untuk dosen), memasuki fase perencanaan, yang diharapkan dapat mulai direalisasikan pada tahun ketiga. 

Target tahun 2008-2010, diproyeksikan seluruh unit organisasi di Akademi Kebidanan Helvetia Medan sudah berjalan sesuai dengan prinsip dasar yang telah dirintis sejak tahun pertama dan kedua. Orientasi terhadap kualitas akademik diharapkan sudah menjadi budaya organisasi dikalangan dosen, pegawai, mahasiswa, dan pengelola atau yayasan. Sarana pendidikan  diharapkan sudah  relatif lengkap tersedia yang akan menopang kelancaran kegiatan pendidikan, penelitian, pengabdian, kegiatan kemahasiswaan, dan berbagai kegiatan ilmiah lainnya.   

     Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa  5 tahun kedua sejak berdirinya Akademi Kebidanan Helvetia Medan, merupakan fase penerapan aplikasi dari  profesionalisme, manajemen modern, kesiapan sarana pendidikan, struktur organisasi yang efisien  dan efektif, yang secara keseluruhan akan memunculkan budaya organisasi yang berorientasi pada kualitas akademik.

     Berdasarkan rancangan ini, maka diharapkan para alumni Akademi Kebidanan Helvetia Medan  dapat memenuhi standar kualitas SDM yang diperlukan untuk pengembangan ilmu kesehatan masyarakat, teknologi kesehatan, dan tenaga profesional yang dikehendaki sektor pembangunan kesehatan masyarakat sesuai jenis dan jenjang pendidikan yang dipilih alumni yang bersangkutan.

2.2. Tata Kerja AKBID Helvetia Medan

            Wujudkan dan kembangkan pikiran, ucapan dan tindakan untuk membangun budaya kerja berlandaskan pada tiga sendi, yaitu :

1.      Profesional

Bekerja secara cermat, tertib, disiplin dan semangat yang tinggi dengan kemampuan optimal melakukan tugas dengan pengetahuan dan keterampilan terkini dengan perhitungan tepat, cepat dan matang serta berani mengambil resiko.

2.      Integritas

Berlandaskan Iman dan Taqwa, Jujur, Ikhlas, Setia, Tegar dan bertanggung jawab berdasarkan pengabdian serta rela berkorban lapang hati dan bijaksana.

3.      Kerjasama

Memupuk saling pengertian dengan sesama pegawai. Menghormati dan menghargai pendapat pegawai yang lain. Menghayati diri sebagai bahagian dari sistem dan kesatuan organisasi.

2.3. Visi dan Misi AKBID Helvetia 

2.3.1        Visi

Menjadi Akademi kebidanan unggulan di Indonesia pada tahun 2015 dalam upaya pengembangan ilmu pengetahuan kebidanan untuk menghasilkan bidan profesional yang berakhlak mulia.

2.3.2        Misi

a.     Menyelenggarakan pendidikan kebidanan yang berkualitas tinggi yang berlandaskan etika moral dan berorientasi dunia kerja sehingga mampu berkompetisi ditingkat nasional.

b.    Menyediakan sarana dan prasarana yang sangat baik guna mendukung kelancaran proses belajar mengajar.

c.     Menyediakan sumber daya organisasi pendidikan yang mendukung proses kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat serta mengembangkan pribadi mahasiswa melalui teori dan praktek.

d.    Menjalin kerja sama dengan instansi-instansi pelayanan kesehatan yang dikelola milik pemerintah dan masyarakat sebagai lahan praktek mahasiswa.

2.3.3        Tujuan

a.        Menghasilkan tenaga tenaga Ahli Madya Kebidanan (Diploma III) yang profesional dengan memiliki pengetahuan serta keahlian di bidang kesehatan dan kebidanan, untuk memenuhi kepentingan masyarakat dan pembanguna,; sehingga dapat bekerja pada sistem pembangunan kesehatan pada waktu kini dan masa  datang dengan kompetensi sebagai tenaga profesional bidang Kebidanan.

b.        Menghasilkan Tenaga Kesehatan (khususnya Ahli Madya Kebidanan) yang berjiwa Pancasilais, Nasionalis, mampu dan cakap menyelesaikan masalah kesehatan, serta dapat berkompetisi di era globalisasi terutama dalam penguasaan ilmu pengetahuan dan  teknologi kesehatan yang dilandasi iman dan taqwa.

c.        Menghasilkan sumberdaya organisasi pendidikan yang mendukung proses kegiatan pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat serta pembangunan pribadi mahasiswa melalui teori maupun praktek.

d.        Sebagai perwujudan pengabdian masyarakat dalam pembangunan, melalui penyelenggaraan pendidikan nasional, khususnya dalam  bidang  pendidikan kesehatan untuk memberikan pelayanan terbaik bagi masyarakat.

2.4      Struktur Organisasi AKBID Helvetia

            Struktur Organisasi dan Tata Kerja AKBID Helvetia Medan secara rinci diuraikan sebagai berikut :

No	Personel	Fungsi	Tugas Pokok
1	Direktur	Menyelenggarakan seluruh kegiatan yang dilaksanakan oleh AKBID Helvetia Medan dalam mencapai tujuan institusi	Penanggung jawab terhadap seluruh kegiatan yang dilaksanakan AKBID Helvetia Medan. Melakukan kegiatan ketatausahaan, kependidikan, dan kemahasiswaan dibantu oleh Pembantu Direktur I Bidang Akademik, Pembantu Direktur II Bidang Administrasi Umum, Pembantu Direktur III Bidang Kemahasiswaan. Melaksanakan fungsi pembinaan terhadap Pembantu Direktur I, Pembantu Direktur II dan Pembantu Direktur III beserta jajaran yang ada dibawahnya. Melakukan koordinasi dengan institusi/instansi lain dalam rangka mendukung penyelenggaraan kegiatan pada AKBID Helvetia Medan. Memberikan laporan pertanggungjawaban seluruh kegiatan yang dilaksanakan oleh AKBID Helvetia Medan. Kepada Dirjen Dikti melalui Kopertis wilayah-I.
2	Pembantu Direktur I Bidang Akademik	Menyelenggarakan seluruh kegiatan pendidikan yang dilaksanakan di lingkungan AKBID Helvetia Medan Pekan Baru.	Melaksanakan sebagian tugas Direktur AKBID Helvetia Medan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan bidang akademik/kependidikan. Menyelenggarakan seluruh kegiatan pendidikan yang meliputi perencanaan kurikulum/akademik, evaluasi, penelitian, pengembangan serta kegiatan kependidikan lainnya. Melakukan fungsi koordinasi dan pembinaan terhadap staf yang ada dibawahnya. Melakukan koordinasi dengan Pembantu Direktur II dan III dalam penyelenggaraan kegiatan kependidikan. Memberikan laporan kepada Direktur mengenai seluruh kegiatan kependidikan yang dilaksanakan AKBID Helvetia Medan.
3	Pembantu Direktur II Bidang Administrasi Umum	Menyelenggara seluruh kegiatan administrasi umum yang dilaksanakan oleh AKBID Helvetia Medan	Melaksanakan sebagian tugas Direktur AKBID Helvetia Medan dalam bidang administrasi umum. Menyelenggarakan seluruh kegiatan dalam administrasi umum yang meliputi kepegawaian, keuangan, ketatausahaan, perlengkapan dan rumah tangga. Melakukan fungsi pembinaan dan koordinasi terhadap staf yang berada dibawahnya. Melakukan koordinasi dengan Pembantu Direktur I dan Pembantu Direktur II dalam menyelenggarakan kegiatan administrasi umum. Memberikan laporan kepada Direktur mengenai seluruh kegiatan administrasi umum yang dilaksanakan pada AKBID Helvetia Medan
4	Pembantu Direktur III Bidang Kemahasiswaan	Menyelenggarakan seluruh kegiatan kemahasiswaan yang dilaksanakan di lingkungan AKBID Helvetia Medan	Melaksanakan sebagian tugas Direktur AKBID Helvetia Medan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan bidang kemahasiswaan. Menyelenggarakan seluruh kegiatan dalam bidang kemahasiswaan yang meliputi registrasi, statistik, administrasi kemahasiswaan dan alumni, kesejahteraan dan kegiatan mahasiswa, termasuk pengabdian masyarakat atau bakti sosial yang diselenggarakan oleh mahasiswa, serta pembinaan terhadap organisasi kemahasiswaan. Melakukan fungsi pembinaan dan koordinasi terhadap staf yang berada dibawahnya. Melakukan koordinasi dengan Pembantu Direktur I dan II dalam penyelenggaraan kegiatan mahasiswa. Memberikan laporan pada Direktur mengenai seluruh kegiatan mahasiswa yang dilaksanakan di AKBID Helvetia Medan
5	Bagian Perencanaan Akademik / Kurikulum	Menyelenggarakan kegiatan perencanaan kurikulum/ akademik secara keseluruhan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan kependidikan	Melaksanakan sebagian tugas Pembantu Direktur I dalam merencanakan kurikulum dan kegiatan akademik lainnya. Menyusun kalender pendidikan / akademik sebelum tahun akademik dimulai. Membuat rencana kependidikan setiap awal tahun akademik/ajaran baru. Menyusun daftar dosen pengajar dan penanggung jawab setiap mata ajaran. Membuat rencana kegiatan belajar mengajar tiap-tiap mata ajaran dibantu oleh tiap-tiap penanggung jawab mata ajaran (koordinator). Menyusun GBPP, silabus, dan format satuan acara pelajaran (SAP) setiap mata jaran. Menyusun jadwal kuliah, pemberian materi, kegiatan laboraboratorium, praktek belajar lapangan, praktek klinik, dan kegiatan pendidikan lainnya. Menyusun data stastistik kependidikan dan laporan SK-034 per akhir semester. Menyusun pertanggungjawaban setiap kegiatan/tugas yang dilaksanakan kepada Pembantu Direktur I secara berkala.
6	Bagian Evaluasi, Penelitian dan Pengembangan Kependidikan (Litbang).	Menyelenggarakan kegiatan evaluasi, penelitian dan pengembangan kependidikan secara keseluruhan untuk mendukung pelaksanaan dan peningkatan mutu pendidikan di AKBID Helvetia Medan	Menyusun rencana evaluasi bagi mahasiswa dan staf pengajar. Merencanakan dan melaksanakan kegiatan ujian tengah semester, akhir semester dan ujian akhir jenjang pendidikan tinggi. Mengumpulkan dan melakukan rekapitulasi nilai mahasiswa. Membuat KHS dan transkrip nilai mahasiswa. Menyusun laporan kegiatan akademik, kegiatan belajar mengajar dan ujian yang diserahkan kepada Pembantu Direktur I Bidang Akademik setiap akhir kegiatan. Melaksanakan kegiatan penelitian dan pengembangan kependidikan. Membuat laporan evaluasi akhir semester dengan program SK-034 Dirjen Dikti.
7	Bagian Koordinator Kegiatan Akademik	Menyelenggarakan kegiatan praktek belajar lapangan  yang menjadi lahan praktek belajar di lapangan.	Melaksanakan sebagian tugas Pembantu Direktur I dalam melaksanakan kegiatan praktek belajar lapangan melalui koordinasi dengan bagian perencanaan. Menyusun rencana kegiatan praktek belajar lapangan  dan petunjuk pelaksanaannya. Menentukan perusahaan/institusi yang akan digunakan sebagai lahan praktek. Menyusun daftar pembimbing dari lahan praktek dan pembimbing dari institusi yang ditunjuk untuk membimbing mahasiswa di lahan praktek. Menyusun jadwal praktek belajar mahasiswa. Menyelengarakan seminar hasil praktek belajar lapangan bagi mahasiswa dengan koordinasi dengan bagian evaluasi, litbang. Membuat laporan kegiatan praktek belajar lapangan yang diserahkan kepada Pembantu Direktur I. Menyusun rencana kontrak kerja dengan puskesmas yang menjadi lahan praktek dan pihak Dinas Kesehatan Tingkat II setempat yang membawahi puskesmas tersebut.
8	Bagian Keuangan	Menyelenggarakan kegiatan administrasi kepegawaian secara keseluruhan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan pendidikan.	Melaksanakan urusan penerimaan dan pengeluaran/pembelanjaan keuangan pada AKBID Helvetia Medan. Mengkoordinir laporan seluruh kegiatan. Membuat perencanaan kegiatan keuangan (anggaran). Menyusun pertanggungjawaban keuangan yang dilaporkan pada Pembantu Direktur II Bidang Administrasi Umum secara berkala.
9	Bagian Tata Usaha	Menyelenggarakan kegiatan kepegawaian, rumah tangga dan perlengkapan secara keseluruhan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan pendidikan	Melaksanakan urusan surat menyurat yang meliputi pemrosesan, penomoran dan pengarsipan surat menyurat pada AKBID Helvetia Medan. Membuat perencanaan kebutuhan peralatan dan perlengkapan alat tulis kantor, ruangan, kebersihan dan perlengkapan lainnya. Mengatur pendistribusian peralatan masing-masing bagian sesuai dengan persediaan dan kebutuhan yang ada. Menyusun penomoran dan daftar barang, inventaris barang yang meliputi inventaris kantor, ruangan, laboratorium, asrama dan perpustakaan (seluruh sarana dan prasarana institusi). Membuat laporan inventaris secara berkala setiap bulan. Membuat jadwal upacara bendera setiap bulan atau setiap hari besar nasional. Mengatur pemeliharaan sarana dan prasarana institusi. Mengatur penggunaan kendaraan dinas dalam rangka kegiatan PBL, praktek dan kegiatan lain yang menggunakan transportasi. Mengatur kebersihan kantor, ruangan belajar, lingkungan institusi. Melaksanakan urusan keamanan institusi.
10	Bagian Kemahasiswaan	Menyelenggarakan kegiatan mahasiswa yang meliputi administrasi mahasiswa dan alumni, registrasi, statistik, kesejahteraan dan kegiatan mahasiswa.	Mempersiapkan dan menyelenggarakan penerimaan mahasiswa baru. Mempersiapkan dan menyelenggarakan pengenalan program studi (PPS) bagi mahasiswa baru. Mengadakan kegiatan ekstrakurikuler bagi mahasiswa. Menyelenggarakan Capping Day dan Wisuda. Mengkoordinir kegiatan hari-hari besar nasional dan keagamaan. Melakukan pembinaan dan bimbingan terhadap senat mahasiswa. Membimbing mahasiswa dalam melaksanakan kegiatannya, termasuk penyusunan proposal kegiatan, pelaksanaan dan pelaporannya. Membuat dan menyusun buku stambuk untuk wisuda. Membuat file mahasiswa secara lengkap. Menyusun laporan pertanggungjawaban secara berkala kepada Pembantu Direktur III.
11	Bagian Bimbingan dan Penyuluhan (Konseling).	Menyelenggarakan kegiatan kemahasiswaan yang bersifat bimbingan dan penyuluhan bagi mahasiswa agar dapat menyesuaikan diri dengan lingkungan pendidikan.	Melaksanakan sebagian tugas Pembantu Direktur III dalam kegiatan bimbingan dan penyuluhan (konseling). Mempersiapkan dan menyusun peraturan-peraturan institusi yang harus dilaksanakan oleh mahasiswa. Menyelenggarakan bimbingan bagi mahasiswa yang mengalami kesulitan dalam menyesuaikan diri terhadap lingkungan pendidikan termasuk mahasiswa yang mengalami kesulitan belajar. Membantu mahasiswa mencapai prestasi yang optimal. Menyusun daftar pembimbing akademik dan mahasiswa yang dibimbingnya. Mengidentifikasi permasalahan-permasalahan yang dialami oleh mahasiswa terutama yang mendapat hambatan-hambatan dalam proses belajar mengajar. Memberikan informasi yang menyangkut proses belajar mengajar. Mengawasi pelaksanaan tata tertib dan peraturan pendidikan. Menyusun laporan pertanggungjawaban secara berkala kepada Pembantu Direktur III.
12	Unit Perpustakaan	Menyelenggarakan seluruh kegiatan pelayanan perpustakaan kepada seluruh civitas akademika dan masyarakat serta mengadakan kerjasama dengan lembaga lain yang terkait. Unit perpustakaan dipimpin oleh Kepala Unit yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Direktur	Melakukan inventarisasi buku-buku dan jadwal buku yang ada. Merencanakan penambahan jumlah dan judul buku. Mendokumentasikan hasil penugasan, PKK, PBL mahasiswa. Memelihara sarana dan prasarana buku-buku yang ada di perpustakaan. Menjaga ketertiban dan kebersihan perpustakaan. Memelihara sarana dan prasarana yang ada. Menyusun peraturan - peraturan perpustakaan. Menyusun laporan pertanggung jawaban kepada Direktur secara berkala.
13	Unit Komputer	Menyelenggarakan seluruh kegiatan komputerisasi yang meliputi mengelola, menyajikan, menyimpan data dan informasi untuk program pendidikan dan pengajaran, penelitian terapan, dan pengabdian pada masyarakat. Unit komputer dipimpin oleh kepala unit yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Direktur.	Mengelola, menyajikan, menyimpan data dan informasi untuk program pendidikan, pengajaran, penelitian terapan dan pengabdian masyarakat. Mengawasi penggunaan komputer. Memelihara perangkat keras dan lunak komputer. Menginventarisasi dan merencanakan penambahan perangkat-perangkat yang diperlukan. Menyusun laporan pertanggungjawaban pada Direktur secara berkala.
14	Unit Laboratorium	Menyelenggarakan seluruh kegiatan laboratorium untuk kegiatan pendidikan dan pengajaran serta penelitian-penelitian dalam teknologi tertentu sesuai dengan bidang studi dan keahlian yang telah ditentukan. Unit laboratorium dipimpin oleh kepala unit yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Direktur	Menyusun jadwal kegiatan laboratorium. Menginventarisasi peralatan laboratorium. Mempersiapkan fasilitas fisik laboratorium. Menambah dan mengganti peralatan/perlengkapan laboratorium yang rusak maupun yang habis pakai. Melakukan pembelian perlengkapan alat laboratorium yang habis pakai.

 Tabel 1.1 Struktur Organisasi & Tata Kerja Akbid Helvetia Medan

 

2.5      Kendala yang Dihadapi Selama Kerja Praktek

Dalam melaksanakan kerja praktek Penulis pertama merasa canggung karena baru pertama kali memasuki dunia kerja dan juga pengetahuan mengenai cara kerja yang biasa dikerjakan oleh para pegawai dikantor, tetapi semua itu bisa diatasi dengan adanya hubungan yang baik antara Penulis dan para Pegawai yang mau membantu Penulis dalam memperoleh informasi.

BAB III

PEMBAHASAN MASALAH

3.1. Pembahasan Masalah

            Selama pelaksaan praktek kerja lapangan ini, berbagai macam kegiatan dan tugas – tugas dilaksanakan oleh Penulis. Dalam hal kesehariannya banyak informasi – informasi dan kegiatan – kegiatan yang di himpun oleh Penulis sesuai bidang yang diberikan oleh Akademi, Penulis ditempatkan pada divisi Pengoperasian Sistem yang berada dibawah naungan Pembantu Direktur                (PUDIR – I) yang merupakan bagian dari Pendidikan. Pelaksanaan kegiatan praktek kerja lapangan ini berlangsung dari tanggal 20 Desember 2010 sampai dengan 25 Januari 2011. Banyak informasi – informasi yang diperoleh dari Akademi ini, salah satunya adalah mengenai Sistem Portal Akademik dan Pelaporan EPSBED  ( Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri ).

            Sesuai dengan ketentuan yang diberikan oleh STMIK Logika, bahwasanya mahasiswa berfokus pada judul yang telah disetujui agar dalam Tugas Akhir nantinya sudah memiliki konsep apa yang akan dibangun. Hingga dalam hal ini Penulis lebih fokus pada objek yang sesuai dengan judul yang telah ada. Penulis mengambil objek Pengolahan Portal Akademik dan Pengisian EPSBED di Akademi Kebidanan (AKBID) Helvetia Medan tahun 2010. Disini Penulis menganalisa data dan mengolahnya untuk dijadikan sebuah informasi mengenai Sistem Portal Akademik dan Pelaporan EPSBED. Informasi tersebut berupa KRS (Kartu Rencana Studi) Online yang berisi informasi tentang Mata Kuliah  yang di ambil selama semester berjalan dan KHS (Kartu Hasil Studi) Online yang berisi informasi nilai semester akhir setelah di adakan UAS (Ujian Akhir Sekolah) yang dapat di akses oleh semua Mahasiswa AKBID Helvetia Medan di Situs Resmi Portal Akademik http://helvetia.ac.id/portal. Selain itu, Penulis juga membuat sebuah informasi mengenai pendaftaran nama Mahasiswa di Portal Akademik dan EPSBED yang gunanya agar nama Mahasiswa baru terdaftar dan sah di Kopertis Wilayah masing – masing.

            Kartu Hasil Studi (KHS) dan Kartu Rencana Studi (KRS) merupakan kartu yang berada pada portal akademik yang berisi sebuah informasi mengenai mata kuliah yang diambil pada semester berjalan dan berisi informasi nilai setelah diadakan Ujian Akhir Sekolah (UAS) pada Akademi Kebidanan (AKBID) Helvetia Medan. KHS dan KRS  ini setiap semsternya akan di update sesuai dengan semester berjalan yang baru dan nilai yang di dapat pada akhir perkuliahan untuk tiap semester dan setiap tingkatnya dan dianggap sah setelah dibubuhi tanda tangan dan stempel dari pihak Akademik.

            Adapun manfaat dan tujuan dari pengolahan KRS dan KHS secara online merupakan inovasi dari Pihak pendidikan yang merupakan salah satu keunggulan dari Kampus dan bertujuan agar setiap Mahasiswi tidak perlu lagi mengantri untuk pengambilan blangko KRS dan yang membutuhkan waktu yang lama dan KHS dapat dilihat langsung secara individu Mahasiswi itu masing – masing. Namun, dari kesemuanya itu hal yang paling dipikirkan adalah untuk meminimalisir resiko rusaknya KHS dan KRS manual tersebut.

            Berikut merupakan contoh KHS di Portal Akademi Kebidanan (AKBID) Helvetia Medan (Ditunjukkan oleh Gambar 3.1).

 

 Gambar 3.1  Contoh KHS

Berikut merupakan contoh KRS di Portal Akademi Kebidanan (AKBID) Helvetia Medan (Ditunjukkan oleh Gambar 3.2).

Gambar 3.2  Contoh KRS

3.2. Identifikasi atau Rumusan Masalah

            Rumusan masalah yang Penulis ambil adalah bagaimana menghasilkan informasi dari pengolahan data dalam pembuatan KARTU HASIL STUDI (KHS) dan KARTU RENCANA STUDI (KRS) secara Online di Portal Akademi Kebidanan (AKBID) Helvetia Medan.

3.3. Batasan Masalah

            Adapun batasan masalah yang di analisa adalah data yang dibuat berdasarkan keadaan nyata yang telah di lihat melalui sebaran mata kuliah setiap semester berjalan di Akademi Kebidanan (AKBID) Helvetia Medan.

 

Gambar 3.3  Contoh Sebaran Mata Kuliah

3.4. Metode Penyelesaian Masalah

            Metode dalam penyelesaian masalah yang dipakai adalah metode pemanfaatan Sistem Portal Akademik dalam pembuatan Kartu Hasil Studi  (KHS) dan Kartu Rencana Studi (KRS) secara online  yang nantinya KHS dan KRS secara langsung dapat dilihat dan diambil oleh Mahasiswa melalui print out dan dianggap sah setelah dibubuhi tanda tangan dan stempel dari pihak Pendidikan di Akademi Kebidanan (AKBID) Helvetia Medan.

3.5. DFD (Data Flow Diagram)

            Data Flow Diagram (DFD) adalah representasi grafik dari sebuah sistem. DFD menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data di mana komponen-komponen tersebut, dan asal, tujuan, dan penyimpanan dari data tersebut.

Kita dapat menggunakan DFD untuk dua hal utama, yaitu untuk membuat dokumentasi dari sistem informasi yang ada, atau untuk menyusun dokumentasi untuk sistem informasi yang baru.

       3.5.1. Konteks Diagram Pembuatan KHS dan KRS Secara Online

Gambar 3.4  Konteks Diagram Sistem Informasi

Pembuatan KHS dan KHS Secara Online 

       3.5.2. Data Flow Diagram Level 0 Pembuatan KHS dan KRS

                 Secara Online

	Mahasiswa		Unit Kurikulum

 

Print Out KHS dan KRS

PUDIR – I

KRS dan Nilai Mahasiwa yang diolah secara manual

Menginput Nilai dan Mata Kuliah Ke Portal Akademik

Unit Evaluasi

Print Out KHS dan KRS Online yang telah bubuhi tanda tangan dan stempel Akademik

KRS Semester dan Nilai

KRS Semester dan Nilai

Print Out KHS dan KRS Online yang telah di validasi

Kode Mata Kuliah, Nama Mata Kuliah dan Jumlah SKS Semester berjalan, Haisl Ujian

Simpan

Kode Mata Kuliah, Nama Mata Kuliah dan Jumlah SKS setiap semester

Kode Mata Kuliah, Nama Mata Kuliah dan Jumlah SKS

                                                                                                                                                

 

Gambar 3.5  Data Flow Diagram Level 0

                                                                       

BAB IV

PENUTUP

4.1. KESIMPULAN.

            Berdasarkan kegiatan Praktek Kerja Lapangan pada Akademi Kebidanan (AKBID) Helvetia Medan maka Penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :

a.       Akademi Kebidanan (AKBID) Helvetia Medan didirikan pada tanggal 02 Januari 2002 melalui Surat Keputusan Mendiknas RI tentang Pemberian Izin Operasional Program Studi Diploma III Kebidanan Nomor: 02/D/O/2002 dan izin perpanjangan operasional No.1918/D/T/2004 dan telah terakreditasi oleh BAN PT dengan Nomor : 007/BAN-PT/AK-VI/DPL-III/VIII/2006 sejak tanggal 3 Agustus 2006.

b.      Akademi Kebidanan (AKBID) Helvetia Medan merupakan salah satu kampus dengan Program Studi DIII Kebidanan yang basic nya bukan komputer. Namun,  menerapkan Sistem Portal Akademik dalam pengolahan KHS dan KRS secara Online

c.       Selama kegiatan Praktek Kerja Lapangan dilakukan dapat manambah wawasan dan memperluas Pengetahuan Mahasiswa/i dalam menghadapi masalah Sistem Informasi tentang Penggunaan sistem komputerisasi kelak dikemudian  hari saat memasuki dunia kerja.

d.      Terjalinnya kerja sama yang baik antar pegawai sehingga dapat mempermudah dan memperlancar pegawai tersebut dalam mengerjakan suatu pekerjaan.

4.2. SARAN

Dalam penulisan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini, Penulis menyadari banyak kekurangan, begitu juga saat mengikuti kegiatan Praktek  Kerja Lapangan berbagai hambatan terjadi. Maka sebagai masukan penulis memberikan saran yaitu:

Pihak Kampus

1.     Diharapkan kepada pihak kampus Sekolah Tinggi Manajemen informatika dan  Komputer (STMIK) Logika Medan, agar lebih meningkatkan hubungan kerjasama dengan beberapa Instansi Pemerintah maupun Instansi Swasta agar lebih mempermudah Mahasiswa/i dalam mendapatkan tempat Praktek Kerja Lapangan.

2.     Diharapkan kepada pihak kampus Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Logika Medan, agar lebih mendalami materi yang diajarkan agar Mahasiswa/i tidak merasa kesulitan, baik itu praktek maupun teori serta memberi jadwal praktek bebas kepada para Mahasiswa/i diluar jam kuliah.

3.     Selama Praktek Kerja Lapangan diharapkan kepada pihak kampus Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Logika Medan dalam hal ini Dosen Pembimbing meluangkan waktu untuk melihat kerja para Mahasiswa/i - nya dalam melaksanakan kegiatan Praktek Kerja Lapangan.

Pihak Instansi

1.    Diharapkan kepada pihak Instansi tetap menjalin hubungan yang baik kepada penulis.

2.    Diharapkan kepada pihak Instansi tetap menjadi yang terdepan bagi instansi yang lain.

Pihak Mahasiswa/i

1.    Diharapkan kepada Mahasiswa/i untuk lebih mengutamakan kuliah dari kepentingan yang lain dan lebih giat lagi belajar agar mampu menjadi seorang yang siap pakai dan benar-benar mamiliki skill (Keahlian) yang baik bukan hanya menyandang gelar Sarjana akan tetapi menjadi seorang Tenaga Kerja yang siap pakai nantinya.

2.    Diharapkan kepada Mahasiswa/i agar lebih Disiplin dalam melakukan segala hal agar Kedisiplinan itu tetap terjaga sampai memasuki dunia kerja.